17-05-12

Stad Kortrijk lanceert monstercontract ICT

internetkiosk bib.JPG

Het gaat hier om een raamcontract van niet minder dan 25 à 30 miljoen euro bestellingen van informatica-toestellen! Het is voor de derde keer dat Stad Kortrijk een dergelijke oproep tot de sector lanceert. De geselecteerde bedrijven verbinden er zich toe 'op afroep' en tegen vastgelegde prijzen ICT-materiaal en dienstverlening te leveren in de komende vijf jaar. Het pionierswerk dat de stad verrichtte met die vernieuwende aanpak heeft een grote weerklank in de sector en bij de lokale besturen. Daarop inspelend heeft men van het raamcontract een samenaankoop gemaakt. Bij het derde ICT-raamcontract sluiten zich liefst 33 steden en gemeenten, 5 politiezones, 20 OCMW's, 5 intercommunales, 1 ziekenhuis en 7 autonome gemeentebedrijven aan!

Beheersbaar

Een vergelijking met het vorige ICT-raamcontract, afgesloten eind 2007, is veelzeggend. Toen bedroeg het al 11 miljoen euro. Onder de vleugels van de dynamische Kortrijkse ICT-administratie schaarden zich die keer 15 andere lokale instanties. Toen was het de firma Dolmen die de vetste vissen ving, voor alles bijeen zowat 5 miljoen euro.

Bij de bespreking van dat contract in de gemeenteraadscommissie liet ICT-schepen Jean de Bethune zich ontvallen dat het eclatante succes misschien wel es moeilijk beheersbaar zou worden, zeker als in de toekomst zich nog meer partners zouden aandienen. Officieel gaat het nu om 20 à 25 miljoen euro maar volgens de schepen zal het veeleer 25 à 30 miljoen euro zijn. Vergelijk dat met de gebruikelijke jaarlijkse totale investeringen door Stad Kortrijk van niet meer dan 30 miljoen euro (met uitzondering van 2010: 38 miljoen euro maar dat kwam door een kapitaalsverhoging bij Gaselwest). Het is dus ontegensprekelijk de duurste beslissing van jaren ver.

Voor de Kortrijkse administratie vergt het contract intussen een bijna bovenmenselijke inspanning.  Zo moeten er, bovenop alle andere rompslomp, correspondentie en contacten, meer dan 120 intensieve onderhandelingsvergaderingen worden georganiseerd. Daarom vraagt Kortrijk voor het eerst een vergoeding van de deelnemende instanties: van 0,7% van de geplaatste aankopen (inclusief btw). Dat zou de stad 175.000 euro kunnen opbrengen maar de stad zelf, goed voor 4,5 miljoen euro bestellingen, hoeft uiteraard geen vergoeding te betalen. En besturen die geen enkele bestelling plaatsen, hoeven niets te betalen. Bovendien krijgen besturen die zelf een deel van de administratie en het denkwerk op zich nemen, korting.

Stad Kortrijk treedt op als aanbestedende overheid; voor bepaalde loten wordt beroep gedaan op de expertise van de intercommunale Leiedal (zelf partner). De letterlijke tekst van de samenwerkingsovereenkomst vind je op deze pagina.

Opdrachtencentrale

De contractperiode loopt van 2013 tot en met 2017. Het contract is een globale overheidsopdracht, die gezien de hoge raming Europees bekend moet worden gemaakt aan mogelijke leveranciers. Het contract wordt evenwel opgedeeld in 27 loten.

Voorts biedt het contract vooral veel rechten voor de deelnemende openbare besturen en plichten voor de leveranciers die er brood in zien zich te verbinden. De bestellingen gebeuren immers op afroep (met andere woorden: ze liggen niet van meet af aan vast maar hangen af van de totaal vrije beslissing van de deelnemende instanties). De leveranciers moeten voor de meeste producten minstens drie courante merken aanbieden. De winst die ze nemen, moet bekend zijn. Voor de uiteenlopende dienstverlening (technische ondersteuning, verhuisprojecten, ophangen van beamers, installatie camera's enzovoort) liggen de aan te rekenen uurlonen vast. Maar de deelnemende lokale besturen mogen ook nog buiten het contract aankopen en zijn niet gebonden aan afname-minima.

Voor die vorm van samenaankoop onder leiding van Kortrijk gebruikt men de term 'opdrachtencentrale'. Het project wordt geleid door een stuurgroep met vertegenwoordigers van de deelnemende besturen. Dat comité komt zeker om de vier maanden, op uitnodiging van Stad Kortrijk, bijeen. Kortrijk is de woordvoerder van de groep. In het samenwerkingscontract wordt nogal sterk de nadruk gelegd op discretie, maar uiteraard speelt de openbaarheid van bestuur ook nog een rol - het gaat immers om grote bedragen gemeenschapsgelden.

Deelnemende besturen

De deelnemende besturen zijn van alle hoeken van West-Vlaanderen plus de Oost-Vlaamse stad Oudenaarde: Alveringem, Anzegem, Avelgem (gemeente en OCMW), AZ Groeninge, De Panne, Deerlijk, Diksmuide (stad en OCMW), Eurometropool, Fluvia (brandweerzone), Harelbeke (stad en OCMW), Heuvelland, Ieper (stad, OCMW, stedelijke vzw's en de autonome gemeentebedrijven Vauban en SPIE), IMOG, Ingelmunster (gemeente en OCMW), Intercommunale Leiedal, Izegem (stad en OCMW), Koekelare, Koksijde (gemeente en OCMW), Kortemark, Kortrijk (stad, OCMW, Stadsontwikkelingsbedrijf SOK en Parko), Kuurne (gemeente en OCMW), Langemark-Poelkapelle (gemeente en OCMW), Ledegem (gemeente en OCMW), Lo-Reninge, Menen (stad en OCMW), Mesen (gemeente en OCMW), Nieuwpoort, Oudenaarde, Politiezones ARRO (Ieper), Gavers, MIRA, VLAS en RIHO (Roeselare), Poperinge (stad en OCMW), Psillon (crematorium Uitzicht), Roeselare (stad, OCMW, autonoom gemeentebedrijf, en intern verzelfstandigde agenschappen), Veurne (stad en OCMW),Vleteren, Wervik (stad en OCMW), West-Vlaamse Intercommunale (WVI), Wevelgem (gemeente en OCMW), Wingene (gemeente, OCMW en autonoom gemeentebedrijf), Zonnebeke en Zwevegem (gemeente, OCMW en autonoom gemeentebedrijf).

Loten

Het ICT-raamcontract zoekt leveranciers voor 27 loten:
- basishard- en software - raming btw incl. 14.520.000 euro)
- 5 loten assistentie door junior-techniekers (voor verschillende geografische zones) - 471.900 €
- assitentie voor netwerk en beveiliging - 1.936.000 €
- 5 loten knowhowassistentie programmatie - 659.200

- installatie databekabeling binnen en buiten - 2.783.000
- 2 loten ICT-vorming - 302.500
- schermen hoge resolutie binnen - 484.000
- schermen hoge resolutie buiten - 242.000
- schermen lage resolutie (ledwalls enzovoort) buiten - 242.000
- beamers, projectoren en multimediamateriaal - 145.200
- Apple-producten - 217.800
- draadloze dataverbindingen - 726.000
- camerabewakingssystemen - 732.050
- telefoons, gsm's en smartphones - 121.000
- fototoestellen en videocamera's - 84.700
- toners - 84.700
- kopieermachines - 242.000
- hosting- 60.500 €

Het lot camera's zal nog dit jaar worden toegewezen aan een leverancier/installateur. Stad Kortrijk wil daar 100.000 euro aan besteden in samenwerking met de politiezone VLAS. Andere deelnemers willen ook nog dit jaar gsm's en smartphones aankopen en databekabeling bestellen. De meeste loten zullen evenwel volgend jaar worden toegewezen.

Voor inlichtingen kan men terecht bij ir Luk Van Beneden, directeur ICT of projectverantwoordelijke Ann Desauw.

13:25 Gepost in Actualiteit | Permalink | Commentaren (0) | Tags: ict |  Facebook |

30-11-07

Dolmen vangt vetste vissen bij het ICT-raamcontract voor openbare besturen regio Kortrijk

ICT

De duurste beslisisngen trekken de minste aandacht. Het stadsbestuur van Kortrijk heeft na lang wikken en wegen de knoop doorgehakt en enkele ICT-firma's gelukkig gemaakt met de toewijzing van een aantal loten van een zeer groot ICT-raamcontract voor de komende vijf jaar. Raming: 11 miljoen euro. Stad Kortrijk is bij dat contract de trekker (aanbestedende overheid) voor een hele reeks besturen uit de streek.

Dolmen (Colruyt dus) kaapte de vetste brokken weg. Maar ook Telindus, Uniconnect, Syntra West, CsWare, Online Grafics en RTS deelden in de prijzen. Je kunt de desbetreffende beslissingen lezen in de notulen van de vergadering van 13 november 2007 van het college van burgemeester en schepenen van Kortrijk - openbaarheid van bestuur, weet je wel. Maar doe geen moeite: die notulen zijn werkelijk onleesbaar opgesteld. 

Opdrachtencentrale

De gemeenteraad had voor dat monstercontract al het licht op groen gezet op 12 februari 2007, unaniem, op een onthouding van het Vlaams Belang na. De miljoenenoperatie is toen zonder veel attentie gepasseerd, hoewel zij om meer dan een aspect uniek was. Vooreerst is er de grootte van de investering. In februari werd die op 11 miljoen euro geraamd, waarvan een dikke 5 miljoen euro voor Stad Kortrijk. Maar nog opmerkelijker was de manier van aanpak: een raamcontract gestoeld op het idee van 'opdrachtencentrale', waaraan verscheidene openbare instanties van de regio zouden deelnemen.

Niet alleen Kortrijkse instanties zoals het OCMW, het autonoom parkeerbedrijf Parko, de politiezone VLAS en het autonoom Stadsontwikkelingsbedrijf Kortrijk (SOK) sloten zich aan, maar ook de steden en gemeenten Anzegem, Wevelgem, Zwevegem, Harelbeke, Wervik en zelfs rivaal-centrumstad Roeselare, en voorts de Intercommunale Leiedal, en de OCMW's van Wervik, Zwevegem, Harelbeke en Roeselare. Zij kwamen overeen hun ICT-basisaankopen en hun opdrachten voor ICT-ondersteuning te bundelen. Een stuurgroep met vertegenwoordigers van enkele van die instanties begeleidde de onderhandelingen en de selectie, maar uiteindelijk is Stad Kortrijk de 'aanbestedende overheid', die als enige de miljoenenopdrachten in naam van de groep toewijst. Het was lang geleden dat Kortrijk zo nog eens volop zijn rol als hoofdstad van de regio kon waarmaken (ahum).

Prijs-kwaliteit

Bij een normale aanbesteding is de prijs meestal doorslaggevend, voor zover de offerte uiteraard overeenkomt met het bestek.  Voor deze delicate opdrachten is voor elk lot  een aparte tabel opgesteld waarin punten werden gegeven aan bepaalde factoren. Op die manier wilde men de offerte eruithalen met de beste 'prijs-kwaliteitverhouding'. Zo gold voor lot 1, het grootste lot (de levering van pc's en ander ICT-materiaal met software en diensten) een beoordelingskader waarin de prijs slechts voor de helft meetelde; de technische service gold voor 40% en de commerciële organisatie van de kandidaat-leverancier voor 10%. Niettemin is het voor elk lot weer de firma met de laagste prijs geweest, die de opdracht in de wacht sleepte. 

E igenaardige criteria waren bijvoorbeeld: administratieve eenvoud en transparantie, mogelijke technische service door andere personen van het bedrijf i.p.v. de geselecteerde specialisten,commerciële contactman, inhoud van de aangeboden cursussen, beschikbaarheid van specialistische know-how in het bedrijf, beschikbaarheid buiten de werkuren enzovoort. Let wel, die beoordelingscriteria kwamen bij heel ingewikkelde bestekken.

Zelden een zo gecompliceerde gunning gezien. Dat moet de opdrachtgever ook beseft hebben, want alle mogelijke mededingers werden op enkele dagen in juni bijeengeroepen voor infosessies.  

De loten

Lot 1 betrof de levering en installatie van het basismaterieel, met inbegrip van de basissoftware en gerelateerde diensten. Dolmen, Huizingen sleepte de opdracht in de wacht. Het na onderhandelingen gecorrigeerde eindbedrag van de offerte van de Colruyt-firma bedroeg: 4.153.246,66 euro. Om een idee te geven van welke elementen meespeelden in de bepaling van dat bedrag: nadat men vastgesteld had dat een vergelijking tussen de verschillende mededingers moeilijk was omdat zij heel uiteenlopende pc's en laptops in hun assortiment hadden, besliste men HP-modellen als referentie te nemen. Er kwamen voor HP-pc's prijzen binnen tussen 673,87 en 692,66 euro exclusief BTW. Voor HP-laptops schommelden de offertes tussen 853,61 en 877,42 euro per toestel.

Dolmen had niet alleen de sterkste prijs, maar pakt ook uit met het ruimste gamma. Andere troeven waren dat Dolmen de kleinste marge nam op de software, de breedste waaier van software in huis bleek te hebben (en zelfs als enige het pakket Autocad), de meeste erkende specialisten kon mobiliseren, en ook administratief het stevigst op zijn poten bleek te staan.

Lot 2 omvatte knowhow-assistentie multimedia, camerabewakingstechnieken en VOIP. De opdracht werd gegund aan Telindus, Heverlee, die een prijs had ingestoken van 60.093,75 euro. Lot 3: knowhow-assistentie door netwerk- en veiligheidsspecialisten. Die opdracht werd ook aan Dolmen gegund, onder meer omdat het bedrijf een filiaal heeft in Harelbeke, van waaruit de geselecteerde specialisten opereren. Dolmen vroeg hiervoor een prijs van 817.096,36 euro.

Lot 4 werd nog niet gegund. Het betreft heel specialistische assistentie met betrekking tot GIS (geografisch informatiesysteem). Lot 5A, installatie van databekabeling zonder sleufwerken, ging naar Uniconnect, Zele, die een prijs bood van 346.501,48 euro. Lot 5B, databekabeling met sleufwerken, ging naar dezelfde firma, met een prijs van 250.838,01 euro.

Lot 6A, ICT-basisvorming, ging na een screening door directeurs en personeelschefs van Kortrijk, Zwevegem en Roeselare naar Syntra West, dat een prijs had ingestoken van 161.758,85 euro, minder dan de helft van de offerte van Dolmen. Lot 6B,  ICT-vorming gespecialiseerd niveau (weinig voorkomende cursussen zoals configureren van switchen of routers, van Altiris, Citrix enzovoort) ging toch weer naar Dolmen, met weeral de laagste prijs: 163,169 euro.

Lot 7 betrof weeral de levering van toestellen: schermen en monitoren en gerelateerde diensten. Winnaar werd nogmaals Dolmen, 231.045,74 euro. Lot 8, levering en installatie van beamers en projectoren en multimediamateriaal voor vergaderzalen, werd in de wacht gesleept door CsWare van de Kortrijkse deelgemeente Heule, tegen 243.333,43 euro. Lot 8 was de levering en installatie van Mac's en toebehoren. Online Grafics, Kortrijk, mag leveren; prijs: 167.878,05 euro.

Lot 10 betrof draadloze dataverbindingen. Uit de beoordeling kwam RTS, Ieper als de beste, met een bod van 212.203,75 euro. Lot 11, camerabewakingssystemen, ging ook naar RTS, 311.181,50 euro.

Op afroep

Het totaal van de prijzen aangeboden door de geselecteerde firma's bedraagt een dikke 7 miljoen euro. Het niet toegewezen lot 4 buiten beschouwing gelaten, is dat toch flink wat goedkoper dan de raming van 11 miljoen euro. Die raming was gebaseerd op de ervaring met ICT-prijzen van de Kortrijkse besturen in de voorbije vijf jaar - hebben ze al die tijd te veel betaald? Dolmen alleen al tekent nu voor 5.364.557,76 euro.

Nu, de winnaars kunnen nog niet direct aan de slag. De eigenaardige overeenkomst is een raamcontract volgens het principe van bestelling op afroep. De gekozen leveranciers krijgen absoluut geen exclusiviteit. De deelnemende besturen zijn volstrekt vrij om scheep te gaan met een concurrent. Bovendien krijgen de opdrachtgevers keuzemogelijkheid uit een zo breed mogelijke waaier van toestellen, producten en diensten. De leveranciers moeten hun knowhow bij een bestelling overdragen aan het personeel van de besturen.

Met wat kwade wil zou je kunnen stellen dat dit raamcontract de geselecteerde firma's nauwelijks iets meer biedt dan de kans om hun visitekaartje af te geven aan de besteldiensten van de verschillende besturen. Hoogstens hebben zij een voetje voor op concurrenten die zich voor het eerst aanbieden. Toch hebben ze wel een straatlengte voorsprong op hun mededingers voor het raamcontract; van die is immers bewezen dat zij minder stevige argumenten hadden om de besturen te overtuigen.

Het raam'contract' loopt tot 2012.

Gotisch

Ik heb mij blauw geërgerd aan de vorm waarin die belangrijke beslissingen zijn opgetekend door het schepencollege van Kortrijk. De notulen zijn nagenoeg onleesbaar. Een normale hedendaagse vorm van notulering bestaat uit een klare formulering van de genomen beslissing gevolgd of ingeleid door een heldere uiteenzetting van de motieven om die beslissing te nemen. Eventueel kan daar nog een beknopte voorgeschiedenis bijgevoegd worden en een schets van de relevante omstandigheden.

Maar in Kortrijk houdt men zich voor de notulen van het college en burgemeester - en de notulen van de gemeenteraad zijn niet beter - aan de voorvaderlijke vorm waarin ook bijvoorbeeld de arresten van de Raad van State zijn opgesteld. Als het in gotische letters kon, dan had men die gebezigd, maar blijkbaar is dat lettertype niet beschikbaar in Word. Elk verslag van de beraadslaging van een agendapunt heeft de vorm van een kilometerslange volzin. Alleen al voor de beslissing betreffende lot 1 is precies 200 keer de zinsnede 'overwegende dat' gebruikt, afgewisseld met nog een tiental keer 'gelet op'. Misschien eens een aanbesteding houden voor wat hedendaags administratief taaladvies?

16:55 Gepost in Algemeen | Permalink | Commentaren (4) | Tags: ict, kortrijk, dolmen |  Facebook |