Samenwerkingsovereenkomst ICT-contract 2013-2017

46 Opstarten van een nieuw IT-aankoopcontract 2013-2017: goedkeuren
voorwaarden en samenwerkingsovereenkomst.
Commissie 3 - Dossier: 12-275107
Directie: ICT - Dossierbehandelaar: Ann Desauw
Email: ann.desauw@kortrijk.be - Tel: 056 27 86 15
Samenvatting:
Het bestaande ICT-raamcontract loopt in het najaar af. Dergelijk contract maakt het mogelijk om
snel en eenvoudig allerhande IT-materiaal en betaalbare expertise op afroep, zonder minima
of maxima, en zonder exclusiviteit naar de leverancier toe te bestellen. We hebben ongeveer
1 jaar nodig om de procedure rond te krijgen. In dit dossier leggen we het bestek met de 27
loten en de samenwerkingsovereenkomst met de deelnemers ter goedkeuring voor. Dit is de
tweede stap in de procedure. Het contract wordt geraamd op 20 à 25 miljoen euro (incl. btw)
over 5 jaar. 33 steden en gemeenten met 5 politiezones, 20 ocmw#s, 5 intercommunales, 1
ziekenhuis en 7 Autonome GemeenteBedrijven hebben besloten om in te stappen in een nieuw
IT-raamcontract 2013-2017.
Beschrijving:
Situering
Het bestaande ICT-raamcontract loopt af in het najaar. We hebben ongeveer 1 jaar nodig om
de procedure voor dit contract rond te krijgen.
Deze verloopt in twee stappen :
- een eerste waarbij in de gemeenteraad van 12 maart 2012 het aankondigingsbericht en de
wijze van gunnen werden goedgekeurd. Dit aankondigingsbericht werd gepubliceerd en de
kandidatuurstelling loopt tot 27 april 2012 om 12 uur.
- een tweede stap waarbij we via dit dossier het volledige bestek met 27 loten en de
samenwerkingsovereenkomst met alle deelnemers voorleggen.
Het contract wordt geraamd op 20 à 25 miljoen euro (incl. btw) over 5 jaar.
Aankoopcentrale van producten en diensten
Het IT-aankoopcontract omvat 27 loten/subloten. Het laat toe om zonder gunningsprocedure
bestellingen te plaatsen zoals de aankoop van enkele i-Pads, de installatie van een beamer
in een lokaal, een klein cameraproject, het verbinden van 2 gebouwen met glasvezel, het
herbekabelen van een telefoon/IT-kast, het uitvoeren van een dag IT-audit, plaatsen van
vrijdag 4 mei 2012 7:47 - Agenda en memorie 14/05/2012 p151/193
infoschermen, aankoop van een backup/opslagsysteem...Het contract brengt (behalve betere
prijzen) een belangrijke administratieve vereenvoudiging met zich mee. De uitgespaarde
meerkost van een kleine tot middelgrote onderhandelings-procedure bedraagt gemiddeld 1400
euro. Tijdswinst is minstens twee maanden. Het is mogelijk verschillende fabrikanten/merken te
vergelijken en te laten concurreren. Het is een contract op afroep. Het is ook steeds mogelijk
om voor gelijk welke loten buiten het contract te werken.
Principes
Het aankoopcontract is één globale overheidsopdracht voor vijf jaar verdeeld over verschillende
loten met volgende basisprincipes: bestelling op afroep, de leveranciers moeten voor de veel
gevraagde producten minstens 3 courante merken aanbieden; auditeerbare vaste marges
voor producten; vaste uurlonen voor uitvoering van diverse werken (technische ondersteuning
voor wachtdienst, voor verhuisprojecten, voor ophangen van beamers, voor cameraprojecten
etc). Niet- exclusiviteit en geen gegarandeerde afname-minima d.w.z. de mogelijkheid om af te
nemen van verschillende loten en de vrijheid om buiten het contract aan te kopen.
Stuurgroep
Het project wordt geleid door een stuurgroep met vertegenwoordigers van alle deelnemers. Elk
bestuur kan volgens zijn mogelijkheden aan de stuurgroep deelnemen. De deelname aan de
stuurgroep bevordert samenwerking tussen besturen en uitwisseling van know-how.
Bestek (administratief en technisch)
Vanuit de directie ICT werd een administratief en technische bestek opgemaakt voor de 27
loten/subloten waarin de gunningscriteria per lot zijn opgenomen, o.a. prijs, kwaliteit, serviceaanbod,
SLA's,... Via dit dossier leggen we het bestek ter goedkeuring voor.
Geïnteresseerde deelnemers en samenwerkingsovereenkomst
33 steden en gemeenten met 5 politiezones, 20 ocmw's, 5 intercommunales, 1 ziekenhuis
en 7 Autonome GemeenteBedrijven hebben besloten om in te stappen in een nieuw ITraamcontract
2013-2017. Dit contract met 27 loten vereist de organisatie van een 120-tal
intensieve onderhandelingsvergaderingen en heel wat communicatie.
We vangen het meerwerk en de meerkost van dit project op door een bijdrage te vragen van de
deelnemende organisaties. Deze is vastgelegd op 0,7% van de geplaatste aankopen (incl. btw)
of 70 euro per 10.000 euro jaarlijks te betalen. Een bestuur dat geen enkele bestelling plaatst
zal geen bijdrage betalen.
In dat kader vragen we aan de deelnemers om een samenwerkingsovereenkomst te
ondertekenen. We vragen daarin aan elk bestuur om akkoord te gaan om de bijdrage van 0,7%
van de geplaatste aankopen op basis van de betaalde facturen (met inbegrip van onderhoud)
jaarlijks te betalen aan de stad Kortrijk, om de nodige inlichtingen te bezorgen met het oog op
correcte facturatie en een discretieverklaring te ondertekenen. Besturen die in afspraak met de
stad Kortrijk taken opnemen tijdens de onderhandelingen kunnen hiervoor een reductie krijgen
op de te betalen bijdrage a rato van de geleverde prestaties bij jurering.
Partijen verbinden er zich toe om op geen enkele wijze een vordering te richten tegen de stad
Kortrijk als aanbestedende overheid of tegen een andere partij voor eventuele schade, onder
welke vorm dan ook, opgelopen n.a.v. huidig samenwerkingsverband.
vrijdag 4 mei 2012 7:47 - Agenda en memorie 14/05/2012 p152/193
De stad Kortrijk treedt op als aanbestedende overheid en werkt voor bepaalde loten in dit
contract samen met de intercommunale Leiedal.
Gunning van de loten in 2012
Het lot i.v.m. camera's (lot 11) dient nog dit jaar gegund. In dat lot zullen we voor Kortrijk 100
000 euro (incl. btw) besteden als onderdeel van een cameraproject in samenwerking met
PZVlas. De andere bedragen vereist voor dit project zullen in andere nota's voorgelegd
worden. Op vraag van andere gemeenten zullen we nog andere loten dit jaar gunnen b.v. lot
5 (databekabeling) of lot 4b(apps voor smartphones). De meeste loten zullen in 2013 gegund
worden.
Procedure
De procedure verloopt in twee stappen :
- in een eerste stap werd de opstart van de procedure met de periode van kandidaatstellingen
goedgekeurd. We vroegen daarbij de wijze van gunnen goed te keuren met in het bijzonder het
aankondigingsbericht (met selectiecriteria) voor dit contract. Dit bood ons de mogelijkheid om
deze opdracht te publiceren zodat we de juiste kandidaten kunnen vinden voor de 27 loten.
Daarnaast werd ook de wijze van gunnen namelijk de onderhandelingsprocedure met
bekendmaking vooraf overeenkomstig art. 17,paragraaf 3, 2° en 4° - van de wet op de
overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, levering
en diensten d.d. 24-12-93 en haar uitvoeringsbesluiten met toepassing van Europese
bekendmakingsvoorschriften goedgekeurd.
De Stad Kortrijk treedt op als aanbestedende overheid, waarbij de andere deelnemende
besturen zullen kunnen genieten van de bedongen voorwaarden.
Het contract wordt geraamd op 20 à 25 miljoen euro over 5 jaar (incl.btw). De gemeenteraad
keurde de eerste fase goed op 12/03/2012.
Via deze nota stellen we de tweede stap voor en leggen we het bestek van dit contract samen
met een samenwerkingsovereenkomst met de andere deelnemende besturen ter goedkeuring
voor.
Volgens artikels 42 en 43 van het gemeentedecreet stelt de gemeenteraad de voorwaarden
vast en bepaalt ze de wijze van gunnen.
Budget:
Het contract wordt geraamd op 20 à 25 miljoen euro (incl. btw) over 5 jaar. Het gedeelte dat
de Stad Kortrijk in dit contract zal gunnen wordt geraamd op 4,5 miljoen euro over 5 jaar op
artikels BU 104/742-53, GU 104/123-13 en GU 131/123-17 en volgens de deelbeslissingen en
deelbestellingen van het CBS, die dit contract zal opvolgen in overeenkomst met de jaarlijkse
begrotingen. BU 2012 : ism PZVlas (lot 11 )is een cameraproject gepland waarvan de raming
voor 2012 op artikel 330/635-51 (hardware)100 000 euro (incl btw)bedraagt.
vrijdag 4 mei 2012 7:47 - Agenda en memorie 14/05/2012 p153/193
Advies van Type
Financiën Gunstig
De gemeenteraad wordt verzocht om:
1. In te stemmen met de voorwaarden van het IT-raamcontract 2013-2017 conform het bestek
met referenties ICT-8222 en 8223.
2. De samenwerkingsovereenkomst betreffende het IT-raamcontract 2013-2017 met de
deelnemers goed te keuren, waarvan de tekst luidt als volgt :
"WORDT HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN :
Artikel 1 - Een globale overheidsopdracht voor 5 jaar
De deelnemende partners verklaren zich akkoord om deel te nemen in het IT-aankoopcontract
2013-2017. Het gaat om één globale overheidsopdracht (onderhandelingsprocedure met
Europese bekendmaking) voor vijf jaar verdeeld over verschillende loten met volgende
basisprincipes:
- Bestelling op afroep
- De leveranciers moeten voor de veelgevraagde producten minstens 3 courante merken
aanbieden
- Auditeerbare vaste marges voor producten
- Vaste uurlonen voor uitvoering van diverse werken (technische ondersteuning voor
wachtdienst, voor verhuisprojecten, voor ophangen van beamers,voor cameraprojecten etc.).
- Niet- exclusiviteit en geen gegarandeerde afname-minima d.w.z. de mogelijkheid om af te
nemen van verschillende loten en de vrijheid om buiten het contract aan te kopen.
Artikel 2 - Opdrachtencentrale
Dit aankoopcontract is van het type "opdrachtencentrale", waarbij de aanbestedende overheid
de stad Kortrijk is en waarbij de andere deelnemende besturen hun eigen bestellingen plaatsen
en aankopen verrichten op basis van vooraf gekende afspraken. Deze afspraken liggen vast in
een bestek en zullen aangevuld worden tijdens de onderhandelingen. Het IT-aankoopcontract
bestrijkt 22 IT-domeinen (27 loten/subloten) zoals opgenomen in het bestek.
Artikel 3 - Stuurgroep
Het project wordt geleid door een stuurgroep.Van de stuurgroep maken telkens deel uit :
- een vertegenwoordiger van elk deelnemend bestuur
- ad hoc alle betrokkenen, waarvan de aanwezigheid nuttig kan zijn, mits instemming van de
stuurgroep of de aanbestedende overheid.Volgens de onderwerpen wordt een timing van de
vergadering opgemaakt waar, afhankelijk van het onderwerp, de vertegenwoordiger(s) van de
leverancier wordt of worden bij gevraagd. De stuurgroep zal minstens om de vier maanden
samenkomen. De stuurgroepvergadering wordt samengeroepen door de stad Kortrijk. Op
vraag van gelijk welk deelnemend bestuur en mits akkoord van de aanbestedende overheid
kan een stuurgroep bij hoogdringendheid binnen de zes weken(eventueel verlengd met het
jaarlijkse zomerverlof) worden samen geroepen.
Artikel 4 - Taken, bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de aanbestedende overheid
vrijdag 4 mei 2012 7:47 - Agenda en memorie 14/05/2012 p154/193
De stad Kortrijk treedt op als aanbestedende overheid voor dit raamcontract. Dit contract,
met 27 loten/subloten en 33 steden en gemeenten met 5 politiezones, 20 ocmw's, 5
intercommunales, 1 ziekenhuis en 7 Autonome GemeenteBedrijven vereist de organisatie van
een 120-tal intensieve onderhandelingsvergaderingen en heel wat communicatie die de stad op
zich zal nemen.
De Stad Kortrijk vraagt een beperkte vergoeding voor het meerwerk die de brede deelname
van andere besturen aan organisatie- en administratiekosten veroorzaakt. Deze is vastgelegd
is op 0,7% van de geplaatste aankopen (inclusief btw) op basis van de betaalde facturen (met
inbegrip van onderhoud) of 70 euro per 10.000 euro en zal jaarlijks worden betaald aan de stad
Kortrijk.
Met het oog op correcte facturatie kan de stad Kortrijk per kwartaal voor alle loten een
gedetailleerd overzicht opvragen bij de deelnemers. Een bestuur dat geen enkele bestelling
plaatst zal uiteraard geen bijdrage betalen.
Besturen die in afspraak met de stad Kortrijk taken opnemen tijdens de onderhandelingen
kunnen hiervoor een reductie krijgen op de te betalen bijdrage a rato van de geleverde
prestaties bij jurering.
De stad Kortrijk is enige woordvoerder in naam van de (volledige) stuurgroep. Elk bestuur
neemt in principe zelfstandig contact op voor deelprojecten en bestellingen met de leverancier.
Dit betekent dat de stad Kortrijk als aanbestedende overheid van dit aankoopcontract geen
verantwoordelijkheid kan opnemen voor problemen die in een deelproject zouden optreden.
Andere besturen kunnen de stad Kortrijk niet verplichten tot bepaalde acties ten opzichte
van leveranciers. Deze problemen kunnen uiteraard wel ter sprake gebracht worden in
de stuurgroep. De betalende klant is rechtstreeks en als enige verantwoordelijk voor de
betaling van wat aan hem gefactureerd wordt. De aanbestedende overheid is bijgevolg niet
aansprakelijk voor de hoofdsom, noch voor eventuele intresten. Hij is geen schuldenaar. Het
staat de stad Kortrijk vrij al dan niet te bemiddelen als er een conflict ontstaat tussen een
willekeurig bestuur en de leverancier.
Artikel 5 - Taken en verantwoordelijkheden van de afzonderlijke besturen/organisatie
Elk bestuur neemt in naam van het eigen bestuur contact op met de leverancier voor een
bestelling of project. Elk bestuur kan hierbij uiteraard samenwerken met andere besturen.
De technische leiding en verantwoordelijkheid over de organisatie en de structuur blijft bij de
afzonderlijke besturen liggen behalve als in uitzonderlijke gevallen een specifieke onderlinge
overeenkomst hiervoor zou worden afgesloten.
Voor de goede uitvoering van elk lot moet het voor de leverancier bij elk bestuur duidelijk
zijn wie de contactpersonen zijn (telefoonnummer en e-mailadres). Er kunnen verschillende
contactpersonen zijn:
-wie voor elk lot verantwoordelijk is
-wie voor ICT verantwoordelijk is (indien het iemand anders is)
-wie voor de gebouwen algemeen verantwoordelijk is en eventueel richtlijnen geeft over de te
volgen weg voor de bekabeling (indien het iemand anders is)
-wie de contacten legt om in het gebouw binnen te kunnen (indien het iemand anders is)
-wie de leidend ambtenaar is voor dat bestuur in geval van discussie.
vrijdag 4 mei 2012 7:47 - Agenda en memorie 14/05/2012 p155/193
Elk bestuur is akkoord om
- een bijdrage te betalen : deze is vastgelegd is op 0,7% van de geplaatste aankopen (inclusief
btw) op basis van de betaalde facturen (met inbegrip van onderhoud) of 70 euro per 10.000
euro en zal jaarlijks worden betaald aan de stad Kortrijk. Een bestuur dat geen enkele bestelling
plaatst zal uiteraard geen bijdrage betalen.
Besturen die in afspraak met de stad Kortrijk taken opnemen tijdens de onderhandelingen
kunnen hiervoor een reductie krijgen op de te betalen bijdrage a rato van de geleverde
prestaties bij jurering.
- de nodige inlichtingen met het oog op correcte facturatie aan de stad Kortrijk te bezorgen
zoals vastgelegd in artikel 4.
- een discretieverklaring te ondertekenen zoals vastgelegd in artikel 6.
Artikel 6 - discretieverklaring
In overeenstemming met de wetgeving van openbaarheid van bestuur zijn de gegevens zoals
vermeld in de beslissingsdocumenten van het college van Burgemeester en Schepenen van de
stad Kortrijk openbaar. Wegens het commercieel belang voor de leveranciers zijn alle concrete
marges en concrete prijzen, concrete invullingsdetails die in dit dossier van toepassing zijn, aan
discretie onderhevig.
Alleen de ambtenaren van de deelnemende besturen, die een verklaring ondertekenen waarin
zij bevestigen dat zij de nodige discretie in dit dossier zullen respecteren, kunnen van de
aanbestedende overheid de volledige delen van het dossier verkrijgen met alle details.
De ambtenaren die de discretieverklaring ondertekenen, verklaren hierin dat zij delen
van het dossier alleen aan derden zullen doorgeven indien deze personen eerst de
discretieverklaring hebben ondertekend of indien dit medewerkers zijn die onder hun
rechtstreekse verantwoordelijkheid vallen en waarvoor zij de discretieverantwoordelijkheid op
zich nemen.
De besturen zijn zelf aansprakelijk voor de schade die eventueel aan de leveranciers zou
berokkend worden door het niet respecteren van deze discretie. De aanbestedende overheid
kan hiervoor niet verantwoordelijk gesteld worden.
Het ondertekenen van de discretieverklaring kan op gelijk welk moment en is geldig van zodra
het ingescande document bij de stad Kortrijk per mail is aangekomen en per antwoordmail
bevestigd (voorkeurprocedure).
De stad Kortrijk kan een deelnemer, die de discretieverklaring niet heeft ondertekend, tot een
vergadering van de stuurgroep weigeren.
Artikel 7 - Vorderingen
Partijen verbinden er zich toe om op geen enkele wijze een vordering te richten tegen de stad
Kortrijk als aanbestedende overheid of tegen een andere partij voor eventuele schade, onder
welke vorm dan ook, opgelopen naar aanleiding van huidig samenwerkingsverband".

Gepost door Marc Lemaitre Permalink | Commentaren (0)

De commentaren zijn gesloten.