12-03-12

Kortrijks stadsbestuur wenst geen pottenkijkers in voorraadbeheer

depot 102 2.JPG

Een voorstel van de stadssecretaris om een audit (grondige doorlichting) te laten uitvoeren door een gespecialiseerd bureau over het voorraadbeheer van Stad Kortrijk, is door het stadsbestuur (CD&V-OpenVLD) afgeschoten wegens te duur. Nochtans verplicht het gemeenterdecreet de stad een intern controlesysteem op te bouwen. En bovendien heeft de stad contractuele verplichtingen ten opzichte van het geselecteerde auditbureau.

In Nederland is de controle op "de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur" grondig geregeld in de Gemeentewet. Steden en gemeenten kunnen er zelfs een 'rekenkamer' voor oprichten, een soort lokaal Rekenhof. Voor de financies worden voorts jaarlijks professionele externe accountants ingeschakeld. Een droom voor de weinige raadsleden die zich jaarlijks niet laten afschrikken door de cijfervloed waarachter de meeste besturen hun financieel en logistiek beleid verbergen.

Maar goed, we zijn in het Vlaamse Gewest. Het Vlaamse Gemeentedecreet verplicht de steden en gemeenten een 'intern controlesysteem' uit te bouwen. De verantwoordelijke is de stads(gemeente)secretaris. Jaarlijks moet hij waarvan een rapport opstellen voor burgemeester en schepenen.

Het is in het kader daarvan dat stadssecretaris Geert Hillaert, na overleg met de top van de stadsadministratie, een voorstel uitwerkte om het voorraadbeheer aan een audit te onderwerpen. Op zijn voorstel sloot de stad zich eerder aan bij vzw Audio, een gespecialiseerde vereniging van lokale besturen (vooral OCMW's). Op de begroting werd zelfs 32.000 euro uitgetrokken voor het betalen van audits.

Audio maakte daarop een voorstel tot het uitvoeren van een audit op het voorraadbeheer van de stad. Op volgende vragen ging het bureau een antwoord zoeken: Worden de activa voldoende beschermd en wordt fraude voorkomen? Wordt het gebruik van de middelen efficiënt en economisch aangestuurd en beheerd? Is er betrouwbare beheers- en beleidsinformatie? Als gemeenteraadslid zouden de antwoorden op die vragen mij in allerhoogste mate interesseren!

Concreet zou het team na inzage van de invetarissen de processen en de kwaliteit van de interne controle op het voorraadbeheer nagaan (zowel van exploitatie- als van investeringsgoederen). Gekeken zou worden naar de fysieke beveiliging van de voorraden in de diverse depots. Aandacht gaat ook naar het geoorloofd gebruik (rechtmatig en niet buitensporig). En ten slotte wordt onderzocht hoe de verwijdering en/of de verkoop van materiaal en voorraden gebeurt (overtollige, onnodige, verouderde, afgedankte, defecte of afgeschreven goederen).

Meer bepaald wou het team van Audio volgende stadsdirecties binnenste buiten keren: Mobiliteit en Infrastructuur (natuursteenmaterialen en machines), Leefmilieu (materiaalstroom containerparken en machines), Facility (voorraden gebouwenteam en wagenpark, afschrijvingen ijzer en oud materiaal, brandstoffen, werkkledij en schoonmaakproducten), en de Directie ICT (ICT-materiaal). Het team zou overal ter plekke afstappen en een boel gesprekken voeren op de werkvloer. Met de verzamelde gegevens zou een sterkte-zwakteanalyse worden opgesteld, met concrete verbeterpunten en aanbevelingen.

Dit alles tegen het zachte prijsje van 16.650 euro en 600 euro verplaatsingskosten.

Eigenaardig genoeg stuurt het stadsbestuur de secretaris met zijn voorstel wandelen (beslissing schepencollege van 29 februari 2012, punt 2). De stad heeft weinig voorraden, beweert men. De kostprijs van de audit wordt daarom te duur geacht voor het beperkte rendement. "Een opmaak van de inventaris van de voorraden is voldoende".

Tja, op die manier zullen slordigheden en eventueel grensoverschrijdende gewoonten (of fraude - als er zou zijn) natuurlijk nooit aan het licht komen. En zou het kwaad kunnen eens een eenmalige maar grondige operatie efficiëntie en zuinig beheer op gang te brengen? Maar het stadsbestuur blijkt toch liever geen externe pottenkijkers toegang te geven tot zijn inkoop-, bewaar- en verkoopactiviteiten.

Bij de toetreding van Kortrijk tot vzw Audio vorig jaar betaalde het stadsbestuur overigens al 10 cent per inwoner aan de vereniging (7500 euro). Door die toetreding verbond het stadsbestuur zich ertoe in te stemmen met het auditcharter van Audio en een auditcomité op te richten. Bovendien engageerde het stadsbestuur er zich toe een langetermijnsamenwerking aan te gaan met Audio met inbegrip van de afname van enkele audits. Het is nu maar de vraag of de stad geen schadevergoeding moet betalen aan Audio nu het afziet van die audit op zijn voorraadbeheer.

De commentaren zijn gesloten.