16-08-11

Stad Kortrijk gaat zijn archief inscannen

Benoeming gemeenteraardslid 12 juni 1987.JPG

Het stadsbestuur heeft beslist de verslagen van de gemeenteraad vanaf november 1969 en van het college van burgemeester en schepenen vanaf maart 1970 te laten inscannen. Het is de bedoeling dat die verslagen van op de computer kunnen worden geraadpleegd, als tekst. Thans beschikt men op het stadhuis pas vanaf 1994 over digitaal opgeslagen bestanden. Een verstandige beslissing. Maar waarom doet men daarvoor beroep op een externe firma (raming 7.500 euro)? En waarom stopt men in 1969 - voor historisch onderzoek zouden de eerdere jaren zeker zo interessant zijn?

Stencils

Tot halverwege de jaren 90 werden er op het stadhuis van Kortrijk alleen papieren documenten bewaard. De officiële verslagen van de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen werden getypt op - toch al elektrische - schrijfmachines en 'gedupliceerd' met diverse ambachtelijke technieken zoals stencil en bureau-offset.

Hoe grondig is alles sindsdien veranderd met het in gebruik nemen van computer, netwerken, e-mail, printers, scanners en kopieertoestellen - al dan niet in gecombineerde toestellen.

Gemeenteraad juni 1987  

Ik ben eens in mijn eigen archief gedoken en heb er de documenten van mijn eerste gemeenteraad opgediept (zie foto). Vooreerst blijkt die een jaar later te zijn geweest dan men op het stadhuis denkt: 12 juni 1987 (en niet in 1986). Punt 13 op de agenda was toen de "aankoop van een offsetapparaat en een bijpassende plaatmaker". In de toelichting werd verduidelijkt dat die aankoop dringend nodig was. Een eerdere offsetmachine was versleten en een tijdlang was men teruggevallen op het gebruik van stencils voor het 'dupliceren'. Per jaar werden toen zowat 800.000 vellen papier bedrukt. Dat klinkt veel, maar in vergelijking met wat hedentendage wordt verprint, is het een habbekrats, nauwelijks 1600 pakken printpapier. De aankoopprijs van de offsetdrukmachine werd op 30.000 euro geraamd, die van de plaatmaker op 6000 euro. En niet te vergeten: er werd toen blad per blad gedrukt. Alles moest na de druk nog samengeraapt en geniet worden. Ook daarvoor waren toen al machines op de markt. Er werd overgegaan tot de aankoop van een 'verzamelmachine' (15-vaks) en een papiersnijder. Samen nog eens 14.000 euro.

De papieren notulen van mijn eerste gemeenteraad worden straks ingescand en digitaal opgeslagen. Binnenkort is mijn eerste optreden in de gemeenteraad dan ook elektronisch raadpleegbaar. Eeuwige roem valt mij ten deel, ahum. Nee, uit die notulen zal toch blijken dat ik al van de eerste keer een interpellatie heb gedaan; ik vroeg steun van de stad voor het toen nog in zijn kinderschoenen staande sociale verhuurkantoor De Poort.

Folio 

In elk geval is het opzoeken in digitale bestanden veel simpeler dan in papieren documenten. Het is dan ook een verstandige beslissing van het stadsbestuur om documenten van voor de ICT-opkomst te laten omzetten in computerbestanden. Concreet wil het stadsbestuur de notulen inscannen van de gemeenteraad van november 1969 tot december 1994. Een kleine verwikkeling is dat men pas eind 1981 is overgegaan op het thans gebruikelijke DinA4-formaat - voordien gebruikte men papier van het folio-formaat (iets langer). Voorts moeten ook de notulen van het college van burgemeester en schepenen worden ingescand van maart 1970 tot december 1999. Alles samen gaat het om zowat 150.000 vellen.

Het is de bedoeling dat er per zitting een afzonderlijk bestand wordt gemaakt. De gewenste kwaliteit is minstens 300 dpi en het moeten doorzoekbare pdf's worden met tekstherkenning (OCR).

Daarvoor wil het stadsbestuur een beroep doen op een externe firma. Er wordt prijs gevraagd aan Sercu Microdata - Roeselare, Vandenbroele - Brugge, Pictura - Heilo Nederland, Schaubroeck - Nazareth, en ACMIS - Schoten. De geraamde prijs is 7500 euro.

Vragen

De vraag is of zo een eenvoudige opdracht moet uitbesteed worden. Zou men niet beter zelf een professionele machine aankopen, die men op het stadhuis vroeg of laat toch zal nodig hebben - voor zover dergelijke machine(s) nog niet aanwezig zijn? Inscannen is geen werk waarvoor men lang moet hebben gestudeerd. En 150.000 bladzijden is ook het einde van de wereld niet. En als men het in huis doet, zijn de risico's op beschadiging en verlies veel minder dan als men de documenten moet vervoeren naar de externe firma.

Voorts hoop ik dat het niet bij die ene scan-operatie zal blijven. Wat de gemeenteraad betreft, is het document met de toelichtingen minstens even interessant dan de officiële notulen. En waarom gaat men niet verder terug dan 1969? Zeker voor historisch onderzoek zou het heel interessant zijn ook de vroegere periodes digitaal raadpleegbaar te maken. Maar ook bij fundamentele beslissingen van stadsontwikkeling kan het nuttig zijn na te gaan hoe alles tot nu toe zo is gegroeid.

Ten slotte staat na het digitaliseren niets meer in de weg om al die documenten - die in principe openbaar zijn! - op een eenvoudige manier ook ter beschikking te stellen van de bevolking. In het, vervlogen, tijdperk van het papier, kon men praktische problemen inroepen om een al te grote beschikbaarheid van die officiële verslagen tegen te houden. Die problemen zijn er niet meer; er hoeft geen ambtenaar aan de andere kant van de lijn of van het loket in permanentie worden gehouden om burgers te voorzien van documenten. Zet die bestanden gewoon op de website van de stad. En begin met de verslagen die nu al digitaal zijn opgeslagen (sinds 1994/1999). Het is eigenlijk onverantwoord dat de burger op het internet de verslagen van het schepencollege niet kan raadplegen.

De commentaren zijn gesloten.