30-11-07

Dolmen vangt vetste vissen bij het ICT-raamcontract voor openbare besturen regio Kortrijk

ICT

De duurste beslisisngen trekken de minste aandacht. Het stadsbestuur van Kortrijk heeft na lang wikken en wegen de knoop doorgehakt en enkele ICT-firma's gelukkig gemaakt met de toewijzing van een aantal loten van een zeer groot ICT-raamcontract voor de komende vijf jaar. Raming: 11 miljoen euro. Stad Kortrijk is bij dat contract de trekker (aanbestedende overheid) voor een hele reeks besturen uit de streek.

Dolmen (Colruyt dus) kaapte de vetste brokken weg. Maar ook Telindus, Uniconnect, Syntra West, CsWare, Online Grafics en RTS deelden in de prijzen. Je kunt de desbetreffende beslissingen lezen in de notulen van de vergadering van 13 november 2007 van het college van burgemeester en schepenen van Kortrijk - openbaarheid van bestuur, weet je wel. Maar doe geen moeite: die notulen zijn werkelijk onleesbaar opgesteld. 

Opdrachtencentrale

De gemeenteraad had voor dat monstercontract al het licht op groen gezet op 12 februari 2007, unaniem, op een onthouding van het Vlaams Belang na. De miljoenenoperatie is toen zonder veel attentie gepasseerd, hoewel zij om meer dan een aspect uniek was. Vooreerst is er de grootte van de investering. In februari werd die op 11 miljoen euro geraamd, waarvan een dikke 5 miljoen euro voor Stad Kortrijk. Maar nog opmerkelijker was de manier van aanpak: een raamcontract gestoeld op het idee van 'opdrachtencentrale', waaraan verscheidene openbare instanties van de regio zouden deelnemen.

Niet alleen Kortrijkse instanties zoals het OCMW, het autonoom parkeerbedrijf Parko, de politiezone VLAS en het autonoom Stadsontwikkelingsbedrijf Kortrijk (SOK) sloten zich aan, maar ook de steden en gemeenten Anzegem, Wevelgem, Zwevegem, Harelbeke, Wervik en zelfs rivaal-centrumstad Roeselare, en voorts de Intercommunale Leiedal, en de OCMW's van Wervik, Zwevegem, Harelbeke en Roeselare. Zij kwamen overeen hun ICT-basisaankopen en hun opdrachten voor ICT-ondersteuning te bundelen. Een stuurgroep met vertegenwoordigers van enkele van die instanties begeleidde de onderhandelingen en de selectie, maar uiteindelijk is Stad Kortrijk de 'aanbestedende overheid', die als enige de miljoenenopdrachten in naam van de groep toewijst. Het was lang geleden dat Kortrijk zo nog eens volop zijn rol als hoofdstad van de regio kon waarmaken (ahum).

Prijs-kwaliteit

Bij een normale aanbesteding is de prijs meestal doorslaggevend, voor zover de offerte uiteraard overeenkomt met het bestek.  Voor deze delicate opdrachten is voor elk lot  een aparte tabel opgesteld waarin punten werden gegeven aan bepaalde factoren. Op die manier wilde men de offerte eruithalen met de beste 'prijs-kwaliteitverhouding'. Zo gold voor lot 1, het grootste lot (de levering van pc's en ander ICT-materiaal met software en diensten) een beoordelingskader waarin de prijs slechts voor de helft meetelde; de technische service gold voor 40% en de commerciële organisatie van de kandidaat-leverancier voor 10%. Niettemin is het voor elk lot weer de firma met de laagste prijs geweest, die de opdracht in de wacht sleepte. 

E igenaardige criteria waren bijvoorbeeld: administratieve eenvoud en transparantie, mogelijke technische service door andere personen van het bedrijf i.p.v. de geselecteerde specialisten,commerciële contactman, inhoud van de aangeboden cursussen, beschikbaarheid van specialistische know-how in het bedrijf, beschikbaarheid buiten de werkuren enzovoort. Let wel, die beoordelingscriteria kwamen bij heel ingewikkelde bestekken.

Zelden een zo gecompliceerde gunning gezien. Dat moet de opdrachtgever ook beseft hebben, want alle mogelijke mededingers werden op enkele dagen in juni bijeengeroepen voor infosessies.  

De loten

Lot 1 betrof de levering en installatie van het basismaterieel, met inbegrip van de basissoftware en gerelateerde diensten. Dolmen, Huizingen sleepte de opdracht in de wacht. Het na onderhandelingen gecorrigeerde eindbedrag van de offerte van de Colruyt-firma bedroeg: 4.153.246,66 euro. Om een idee te geven van welke elementen meespeelden in de bepaling van dat bedrag: nadat men vastgesteld had dat een vergelijking tussen de verschillende mededingers moeilijk was omdat zij heel uiteenlopende pc's en laptops in hun assortiment hadden, besliste men HP-modellen als referentie te nemen. Er kwamen voor HP-pc's prijzen binnen tussen 673,87 en 692,66 euro exclusief BTW. Voor HP-laptops schommelden de offertes tussen 853,61 en 877,42 euro per toestel.

Dolmen had niet alleen de sterkste prijs, maar pakt ook uit met het ruimste gamma. Andere troeven waren dat Dolmen de kleinste marge nam op de software, de breedste waaier van software in huis bleek te hebben (en zelfs als enige het pakket Autocad), de meeste erkende specialisten kon mobiliseren, en ook administratief het stevigst op zijn poten bleek te staan.

Lot 2 omvatte knowhow-assistentie multimedia, camerabewakingstechnieken en VOIP. De opdracht werd gegund aan Telindus, Heverlee, die een prijs had ingestoken van 60.093,75 euro. Lot 3: knowhow-assistentie door netwerk- en veiligheidsspecialisten. Die opdracht werd ook aan Dolmen gegund, onder meer omdat het bedrijf een filiaal heeft in Harelbeke, van waaruit de geselecteerde specialisten opereren. Dolmen vroeg hiervoor een prijs van 817.096,36 euro.

Lot 4 werd nog niet gegund. Het betreft heel specialistische assistentie met betrekking tot GIS (geografisch informatiesysteem). Lot 5A, installatie van databekabeling zonder sleufwerken, ging naar Uniconnect, Zele, die een prijs bood van 346.501,48 euro. Lot 5B, databekabeling met sleufwerken, ging naar dezelfde firma, met een prijs van 250.838,01 euro.

Lot 6A, ICT-basisvorming, ging na een screening door directeurs en personeelschefs van Kortrijk, Zwevegem en Roeselare naar Syntra West, dat een prijs had ingestoken van 161.758,85 euro, minder dan de helft van de offerte van Dolmen. Lot 6B,  ICT-vorming gespecialiseerd niveau (weinig voorkomende cursussen zoals configureren van switchen of routers, van Altiris, Citrix enzovoort) ging toch weer naar Dolmen, met weeral de laagste prijs: 163,169 euro.

Lot 7 betrof weeral de levering van toestellen: schermen en monitoren en gerelateerde diensten. Winnaar werd nogmaals Dolmen, 231.045,74 euro. Lot 8, levering en installatie van beamers en projectoren en multimediamateriaal voor vergaderzalen, werd in de wacht gesleept door CsWare van de Kortrijkse deelgemeente Heule, tegen 243.333,43 euro. Lot 8 was de levering en installatie van Mac's en toebehoren. Online Grafics, Kortrijk, mag leveren; prijs: 167.878,05 euro.

Lot 10 betrof draadloze dataverbindingen. Uit de beoordeling kwam RTS, Ieper als de beste, met een bod van 212.203,75 euro. Lot 11, camerabewakingssystemen, ging ook naar RTS, 311.181,50 euro.

Op afroep

Het totaal van de prijzen aangeboden door de geselecteerde firma's bedraagt een dikke 7 miljoen euro. Het niet toegewezen lot 4 buiten beschouwing gelaten, is dat toch flink wat goedkoper dan de raming van 11 miljoen euro. Die raming was gebaseerd op de ervaring met ICT-prijzen van de Kortrijkse besturen in de voorbije vijf jaar - hebben ze al die tijd te veel betaald? Dolmen alleen al tekent nu voor 5.364.557,76 euro.

Nu, de winnaars kunnen nog niet direct aan de slag. De eigenaardige overeenkomst is een raamcontract volgens het principe van bestelling op afroep. De gekozen leveranciers krijgen absoluut geen exclusiviteit. De deelnemende besturen zijn volstrekt vrij om scheep te gaan met een concurrent. Bovendien krijgen de opdrachtgevers keuzemogelijkheid uit een zo breed mogelijke waaier van toestellen, producten en diensten. De leveranciers moeten hun knowhow bij een bestelling overdragen aan het personeel van de besturen.

Met wat kwade wil zou je kunnen stellen dat dit raamcontract de geselecteerde firma's nauwelijks iets meer biedt dan de kans om hun visitekaartje af te geven aan de besteldiensten van de verschillende besturen. Hoogstens hebben zij een voetje voor op concurrenten die zich voor het eerst aanbieden. Toch hebben ze wel een straatlengte voorsprong op hun mededingers voor het raamcontract; van die is immers bewezen dat zij minder stevige argumenten hadden om de besturen te overtuigen.

Het raam'contract' loopt tot 2012.

Gotisch

Ik heb mij blauw geërgerd aan de vorm waarin die belangrijke beslissingen zijn opgetekend door het schepencollege van Kortrijk. De notulen zijn nagenoeg onleesbaar. Een normale hedendaagse vorm van notulering bestaat uit een klare formulering van de genomen beslissing gevolgd of ingeleid door een heldere uiteenzetting van de motieven om die beslissing te nemen. Eventueel kan daar nog een beknopte voorgeschiedenis bijgevoegd worden en een schets van de relevante omstandigheden.

Maar in Kortrijk houdt men zich voor de notulen van het college en burgemeester - en de notulen van de gemeenteraad zijn niet beter - aan de voorvaderlijke vorm waarin ook bijvoorbeeld de arresten van de Raad van State zijn opgesteld. Als het in gotische letters kon, dan had men die gebezigd, maar blijkbaar is dat lettertype niet beschikbaar in Word. Elk verslag van de beraadslaging van een agendapunt heeft de vorm van een kilometerslange volzin. Alleen al voor de beslissing betreffende lot 1 is precies 200 keer de zinsnede 'overwegende dat' gebruikt, afgewisseld met nog een tiental keer 'gelet op'. Misschien eens een aanbesteding houden voor wat hedendaags administratief taaladvies?

16:55 Gepost in Algemeen | Permalink | Commentaren (4) | Tags: ict, kortrijk, dolmen |  Facebook |

Commentaren

Vorten appelsien Zoudt ge nie beter wa schrijven over de vorten appelsien? Weddenschap: wanneer nieuwe kiezing? februari 2008, april 2008 of juni 2009?

Gepost door: FMI | 02-12-07

FMI Wat bedoelt FMI met "vorten appelsien"?

Gepost door: Adelbert | 02-12-07

Vergoedingen Colruyt/Dolmen Ter info, en alleen ter info.
De Raad van Bestuur van Dolmen krijgt in het totaal 363.400 euro aan vergoedingen voor het boekjaar 2006-2007. Emolumenten en tantièmes samen.
Jef Colruyt: 58,5 duizend . Dat is de voorzitter.
Frans: 26,4.
Piet: 31,0.
Wim: 33,2.
En uitvoerend bestuurder Jan De Ville : 117,10 duizend

Gepost door: Frans Lavaert | 03-12-07

Aandelen Is dat een koop- of verkoopsignaal voor aandelen Dolmen Computer Applications?

Gepost door: Polo | 04-12-07

De commentaren zijn gesloten.